Αποστολή προσφοράς στον πελάτη

Η προσφορά φεύγει από τον δικό σου λογαριασμό Gmail — ο πελάτης βλέπει τη διεύθυνσή σου και απαντά σε σένα. Χρειάζεται συνδεδεμένο Gmail· αν δεν το έχεις κάνει, δες «Σύνδεση Gmail».

Ο διάλογος αποστολής

Τρία πεδία, και τα τρία προσυμπληρωμένα:

• Θέμα — «Προσφορά QT-2026-0001 — Η Επωνυμία σου». Άλλαξέ το αν θέλεις.
• Μήνυμα (προαιρετικό) — δύο γραμμές συνοδευτικού. Έχεις έτοιμα κείμενα; Το κουμπί «Πρότυπο» τα φέρνει (φτιάχνονται στο Ρυθμίσεις → Επιχείρηση → Πρότυπα Μηνυμάτων).
• Γλώσσα — σε ποια γλώσσα θα διαβάσει ο πελάτης το έγγραφο, ανεξάρτητα από τη γλώσσα του δικού σου περιβάλλοντος. Ελληνικό UI και Γερμανός πελάτης δεν είναι αντίφαση.

Παραλήπτες μπορούν να είναι περισσότεροι από ένας, με κοινοποίηση — ο υπεύθυνος αγορών και ο λογιστής μαζί.

Τι φτάνει στον πελάτη

Όχι συνημμένο PDF. Ο πελάτης ανοίγει το email και βλέπει το ίδιο το έγγραφο μέσα στο μήνυμα: τα είδη, τις ποσότητες, τις τιμές, τα σύνολα, τα στοιχεία σου, τους όρους σου και τους τραπεζικούς σου λογαριασμούς αν τους έχεις συμπληρώσει.

Γιατί έτσι: το συνημμένο θέλει κατέβασμα, σκοντάφτει στα εταιρικά φίλτρα και είναι απλώς άβολο στο κινητό. Το email διαβάζεται όπου κι αν είναι ο πελάτης.

Κάτω-κάτω υπάρχει ένα πράσινο κουμπί έγκρισης. Τι κάνει: στο άρθρο «Έγκριση από τον πελάτη».

Τι αλλάζει με το που πατήσεις Αποστολή

• Η κατάσταση γίνεται Εστάλη και κρατιέται η ώρα.
• Τα είδη γυρνούν σε αναμονή. Είναι σκόπιμο: νέα αποστολή = νέα ερώτηση στον πελάτη. Μια παλιά έγκριση δεν πρέπει να επιβιώνει σιωπηλά πάνω σε αναθεωρημένη προσφορά και να σε αφήσει να τυπώσεις κάτι που ο πελάτης δεν είδε ποτέ.
• Παγώνουν τα στοιχεία σου πάνω στην προσφορά — επωνυμία, ΑΦΜ, διεύθυνση, λογότυπο. Αλλάξεις διεύθυνση του χρόνου, η περσινή προσφορά συνεχίζει να δείχνει τη σωστή για την ώρα της. Έτσι συμπεριφέρεται ένα εμπορικό έγγραφο.
• Η αποστολή καταγράφεται στο ιστορικό της προσφοράς.

Ξαναστέλνεις

Άλλαξε κάτι; Διορθώνεις και ξαναστέλνεις κανονικά. Η απάντηση μένει στο ίδιο νήμα με το πρώτο μήνυμα, οπότε ο πελάτης δεν ψάχνει σε δέκα σκόρπια email ποια εκδοχή είναι η τελευταία.

Δεν χρειάζεται πάντα email

Για τον πελάτη που περνά από το κατάστημα ή ζητά χαρτί: το κουμπί Εκτύπωση βγάζει την προσφορά ως καθαρή σελίδα για εκτύπωση ή αποθήκευση σε PDF από τον browser, με επιλογή γλώσσας κι εκεί.

Αν δεν στέλνεται

Δύο αιτίες καλύπτουν σχεδόν τα πάντα: δεν είναι συνδεδεμένο το Gmail, ή ο πελάτης δεν έχει καταχωρημένο email. Και στις δύο περιπτώσεις το PressCal σου το λέει καθαρά αντί να στείλει στο κενό.