Αποστολή email μέσα από το PressCal
Ό,τι φεύγει από το PressCal φεύγει από τον δικό σου λογαριασμό Gmail. Ο πελάτης βλέπει τη διεύθυνσή σου, απαντά σε σένα, και το μήνυμα μπαίνει κανονικά στα Απεσταλμένα του Gmail σου. Το PressCal δεν είναι ενδιάμεσος αποστολέας — είναι το χέρι σου.
Καθημερινή αλληλογραφία
Στη σελίδα Email έχεις Νέο Email, Απάντηση και Προώθηση, με Προς, κοινοποίηση, θέμα και Επισύναψη αρχείου.
Οι απαντήσεις μένουν στο ίδιο νήμα με το αρχικό μήνυμα — δεν σπάει η συζήτηση σε δέκα ξεχωριστά email στο inbox του πελάτη.
Κάθε μήνυμα μπορεί να συνδεθεί σε προσφορά ή σε θέμα του Γραφείου («Σύνδεση email σε...»). Από εκεί και πέρα η αλληλογραφία ζει μαζί με τη δουλειά, όχι σε άλλη καρτέλα.
Πρότυπα και υπογραφή
Τα κείμενα που γράφεις κάθε μέρα δεν χρειάζεται να τα ξαναγράφεις.
Πρότυπα Μηνυμάτων — τα φτιάχνεις στο Ρυθμίσεις → Επιχείρηση → Πρότυπα Μηνυμάτων (τίτλος + κείμενο) και εμφανίζονται ως επιλογή «Πρότυπο» όταν απαντάς σε προσφορά.
Υπογραφή email — μία φορά στο ίδιο σημείο, με προαιρετικό tagline, και μπαίνει αυτόματα σε κάθε email που στέλνεις: απαντήσεις και προσφορές. Έχει προεπισκόπηση για να τη δεις πριν φύγει, και τραβάει τα στοιχεία επικοινωνίας από την καρτέλα Επιχείρηση — αν είναι άδεια, άδεια θα είναι και η υπογραφή.
💡 Οι εικόνες της υπογραφής (λογότυπο, εικονίδια) δεν μετράνε ως συνημμένα: το PressCal τις ξεχωρίζει και τις κρύβει από τη λίστα, ώστε να μη νομίζεις ότι ο πελάτης σού έστειλε τρία αρχεία ενώ σου έστειλε ένα.
Η αποστολή προσφοράς
Εδώ αλλάζει το παιχνίδι σε σχέση με ένα απλό email. Στο Αποστολή Προσφοράς ορίζεις:
- Θέμα — προσυμπληρωμένο ως «Προσφορά {αριθμός} — {επωνυμία σου}»
- Μήνυμα (προαιρετικό) — δύο γραμμές συνοδευτικού, ή πρότυπο
- Γλώσσα — σε ποια γλώσσα θα διαβάσει ο πελάτης την προσφορά, ανεξάρτητα από τη γλώσσα του δικού σου περιβάλλοντος
Ο πελάτης δεν λαμβάνει συνημμένο PDF που πρέπει να κατεβάσει. Λαμβάνει το ίδιο το έγγραφο μέσα στο email, με τα είδη και τα ποσά, και ένα πράσινο κουμπί έγκρισης.
Τι κάνει το κουμπί έγκρισης
Το κουμπί ανοίγει σελίδα όπου ο πελάτης διαλέγει ποια είδη εγκρίνει — όχι υποχρεωτικά όλα. Πήρες προσφορά με κάρτες και φυλλάδια; Μπορεί να εγκρίνει μόνο τις κάρτες, και το PressCal το καταγράφει ως μερική έγκριση. Δεν χρειάζεται τηλέφωνο για να μάθεις τι προχωράει.
Τι αλλάζει στην προσφορά με το που πατήσεις Αποστολή
- Η κατάσταση γίνεται σταλμένη και κρατιέται η ώρα αποστολής.
- Τα είδη ξαναγίνονται σε αναμονή — γιατί μια νέα αποστολή σημαίνει νέα ερώτηση προς τον πελάτη· οι παλιές εγκρίσεις δεν πρέπει να επιβιώνουν σιωπηλά σε αναθεωρημένη προσφορά.
- Κρατιέται στιγμιότυπο των στοιχείων της εταιρείας σου (επωνυμία, ΑΦΜ, διεύθυνση, λογότυπο) πάνω στην προσφορά. Αν αλλάξεις διεύθυνση του χρόνου, η περσινή προσφορά θα εξακολουθεί να δείχνει τη διεύθυνση που είχε τότε — έτσι πρέπει να συμπεριφέρεται ένα εμπορικό έγγραφο.
- Η αποστολή καταγράφεται στο ιστορικό της προσφοράς.
Τι φεύγει επίσης από τον ίδιο λογαριασμό
- Παραγγελία χαρτιών στον προμηθευτή — έτοιμος πίνακας με χαρτί, διαστάσεις και ποσότητα
- Αποστολή courier — το email παρακολούθησης στον πελάτη
- Πρόσκληση χρήστη στην ομάδα σου
Αν κάτι δεν στέλνεται
Το πρώτο πράγμα που ελέγχεις είναι αν το Gmail είναι συνδεδεμένο — δες «Σύνδεση Gmail». Το δεύτερο, αν ο πελάτης έχει καταχωρημένο email: χωρίς διεύθυνση, το PressCal σου το λέει αντί να στείλει στο κενό.