Το Γραφείο: projects και εκκρεμότητες

Κάθε τυπογραφείο έχει ένα σωρό εκκρεμότητες που δεν είναι δουλειές παραγωγής: η παραγγελία χαρτιού στην Antalis, το τιμολόγιο που πρέπει να φύγει, το ραντεβού με τον πελάτη την Πέμπτη, το toner για την Konica. Αυτά δεν χωράνε ούτε στις Προσφορές ούτε στις Εργασίες — γι' αυτά υπάρχει το Γραφείο.

Projects: οι ομάδες σου

Αριστερά βλέπεις τη λίστα PROJECTS — τις ομάδες που κρατάνε τις εκκρεμότητες οργανωμένες. Πάτα το + και δώσε όνομα: «Παραγγελίες υλικών», «Λογιστικά», «Marketing». Κάθε project παίρνει αυτόματα δικό του χρώμα — μια χρωματιστή κουκκίδα δίπλα στο όνομα — και δείχνει πόσα items έχει μέσα. Διπλό κλικ στο όνομα για μετονομασία.

Όταν ένα project τελειώσει, μην το σβήσεις: πάτα Αρχείο. Φεύγει από την ενεργή λίστα και πάει στην ενότητα ΑΡΧΕΙΟ από κάτω, με όλα του τα items — και το ξαναφέρνεις όποτε θες με Επαναφορά.

Items: γράψε, τσέκαρε, ξέχνα το

Μέσα στο project, γράφεις στο πεδίο Νέο item... και πατάς Enter — τόσο γρήγορα καταχωρείς μια εκκρεμότητα. Κάθε item έχει checkbox σαν λίστα του σούπερ μάρκετ: το τσεκάρεις όταν τελειώσει, ο τίτλος διαγράφεται με γραμμή και το item πέφτει κάτω από τα ανοιχτά. Αν τελικά η δουλειά δεν έγινε, το ξε-τσεκάρεις και επανέρχεται. Διπλό κλικ στον τίτλο για να τον διορθώσεις.

Οι λεπτομέρειες

Κλικ πάνω στο item και ανοίγει η καρτέλα του:

• ΣΗΜΕΙΩΣΕΙΣ — ελεύθερο κείμενο, αποθηκεύεται μόνο του καθώς γράφεις.
• ΠΡΟΤΕΡΑΙΟΤΗΤΑ — Low / Mid / High / !!!. Ό,τι δεν είναι Mid δείχνει χρωματιστή κουκκίδα στη γραμμή· το «!!!» είναι το κόκκινο «καίγεται».
• DEADLINE — ημερομηνία που φαίνεται πάνω στη γραμμή και κοκκινίζει μόλις περάσει χωρίς το item να έχει ολοκληρωθεί. (Στο Ημερολόγιο βλέπεις τις προθεσμίες των εργασιών παραγωγής — οι εκκρεμότητες του Γραφείου ζουν εδώ.)
• TAGS — ελεύθερες ετικέτες, χωρισμένες με κόμμα.
• CHECKLIST — υπο-βήματα με δικά τους checkbox. Στη γραμμή του item βλέπεις μετρητή, π.χ. 2/5, που πρασινίζει όταν ολοκληρωθούν όλα. Ιδανικό για κάτι σαν «Παραλαβή πλακών»: τηλέφωνο στον platemaker → επιβεβαίωση → παραλαβή.

Ο μίνι πίνακας

Κάτω από τις σημειώσεις υπάρχει η ενότητα ΠΙΝΑΚΑΣ. Πάτα Προσθήκη πίνακα και έχεις ένα μικρό πλέγμα σαν Excel μέσα στο item, με κουμπιά Γραμμή και Στήλη για να το μεγαλώνεις. Είναι φτιαγμένος ακριβώς για την παραγγελία χαρτιού: μια γραμμή ανά είδος — «Velvet 350γρ | 70x100 | 500 φύλλα» — και όταν πάρεις τηλέφωνο τον προμηθευτή, τα διαβάζεις με τη σειρά. Το ίδιο βολεύει για σύγκριση τιμών από δύο προμηθευτές ή για μια μίνι λίστα εξόδων.

Δέσε το item με τον κόσμο του

• ΕΤΑΙΡΕΙΑ (μπλε) και ΕΠΑΦΗ (πετρόλ): συνδέεις το item με πελάτη ή προμηθευτή, ώστε να ξέρεις με μια ματιά ποιον αφορά.
• Σύνδεση Email: ψάχνεις το Gmail σου (αποστολέας, θέμα) και κολλάς το σχετικό email πάνω στο item. Το ανοίγεις και το διαβάζεις ολόκληρο εκεί, μαζί με τα συνημμένα του — η προσφορά του προμηθευτή μένει καρφιτσωμένη στην παραγγελία, δεν την ξαναψάχνεις στα εισερχόμενα.

Γραφείο ή Προσφορές/Εργασίες;

Ο κανόνας είναι απλός: ό,τι θα τιμολογηθεί σε πελάτη είναι Προσφορά — και όταν εγκριθεί, γίνεται Εργασία και μπαίνει στην παραγωγή. Όλα τα υπόλοιπα — παραγγελίες υλικών, ραντεβού, γραφειοκρατία, service μηχανών, ιδέες για marketing — πάνε στο Γραφείο. Έτσι ο πίνακας εργασιών μένει καθαρός και δείχνει μόνο ό,τι πρέπει να τυπωθεί, ενώ οι υπόλοιπες υποχρεώσεις έχουν το δικό τους σπίτι αντί για χαρτάκια δίπλα στην οθόνη.