Επαφές: εταιρείες και πρόσωπα

Το πελατολόγιο ενός τυπογραφείου δεν είναι μια απλή λίστα ονομάτων. Είναι εταιρείες που χρεώνονται τα τιμολόγια, και άνθρωποι που στέλνουν τα αρχεία και τα email — και συχνά ο ίδιος άνθρωπος δουλεύει για περισσότερες από μία εταιρείες. Η σελίδα Επαφές του PressCal τα κρατάει και τα δύο: χωριστά, αλλά δεμένα μεταξύ τους.

Δύο καρτέλες, δύο χρώματα

Η σελίδα έχει δύο καρτέλες: Εταιρείες (μπλε) και Άτομα (πετρόλ/teal). Το χρώμα σε ακολουθεί σε όλη την εφαρμογή — όπου δεις μπλε avatar με κτίριο είναι εταιρεία, όπου δεις teal με αρχικό γράμμα είναι άνθρωπος.

• Η εταιρεία είναι η οντότητα της τιμολόγησης: επωνυμία, διακριτικός τίτλος, ΑΦΜ, ΔΟΥ, διεύθυνση, φάκελος εργασιών. Μπορείς επίσης να τη μαρκάρεις ως Προμηθευτής για να εμφανίζεται στην Αποθήκη.
• Το άτομο είναι ο άνθρωπος: όνομα, email, τηλέφωνο, κινητό.

Ποιος δουλεύει για ποιον

Μια εταιρεία μπορεί να έχει πολλές επαφές, και μια επαφή μπορεί να ανήκει σε πολλές εταιρείες. Ο γραφίστας που σου στέλνει αρχεία για τρεις διαφορετικούς πελάτες είναι μία εγγραφή, συνδεδεμένη και με τις τρεις — όχι τρεις καρτέλες με το ίδιο κινητό.

Κάθε σύνδεση έχει και Ρόλο: Υπάλληλος, Γραφίστας, Freelancer, Μεσάζων, Επαφή ή Ιδιοκτήτης. Και σε κάθε εταιρεία, ένα άτομο ορίζεται Κύρια επαφή — αυτό προτείνεται αυτόματα ως παραλήπτης όταν στέλνεις email για προσφορά.

Επαφές που φτιάχνονται μόνες τους

Μην κάτσεις να περάσεις το πελατολόγιο με το χέρι. Όταν φτιάχνεις προσφορά από ένα email, το PressCal ταιριάζει αυτόματα τον αποστολέα με υπάρχουσα επαφή ή εταιρεία — κι αν δεν βρει τίποτα, δημιουργεί νέα επαφή από το όνομα και το email του αποστολέα. Μετά από λίγες εβδομάδες δουλειάς μέσα από το Email, οι επαφές σου έχουν χτιστεί σχεδόν μόνες τους.

Από πρόσωπο σε εταιρεία

Καμιά φορά αυτό που ήρθε ως «άτομο» είναι στην πραγματικότητα επιχείρηση — ο «Γιώργος» που σου έγραψε αποδεικνύεται κατάστημα με ΑΦΜ. Στην επιλογή επαφής μιας προσφοράς υπάρχει το κουμπί Μετατροπή σε Εταιρεία: ανοίγει φόρμα νέας εταιρείας προσυμπληρωμένη με όνομα, email και τηλέφωνο της επαφής, χωρίς να ξαναπληκτρολογήσεις τίποτα.

Πώς δένουν με τις προσφορές

Κάθε προσφορά μπορεί να έχει και εταιρεία και επαφή, και τα δύο μαζί: η εταιρεία είναι το «ποιος χρεώνεται» — τα στοιχεία της μπαίνουν στην εκτύπωση της προσφοράς και ο φάκελος εργασίας παίρνει το όνομά της — ενώ η επαφή είναι το «με ποιον μιλάς». Έτσι η προσφορά για την «Τάδε ΑΕ» μπορεί να τρέχει μέσω του εξωτερικού γραφίστα της, χωρίς να μπερδεύεται η τιμολόγηση.

ΑΦΜ με ένα κλικ (Ελλάδα)

Στη φόρμα εταιρείας, στην ενότητα Φορολογικά, υπάρχει το κουμπί Αναζήτηση ΑΦΜ στο TaxisNet. Γράφεις το 9ψήφιο ΑΦΜ (αν έχει πρόθεμα EL/GR, αφαιρείται μόνο του) και η αναζήτηση φέρνει επωνυμία, ΔΟΥ, διεύθυνση, πόλη, ΤΚ και δραστηριότητα. Πριν εφαρμοστεί οτιδήποτε, βλέπεις προεπισκόπηση με το τι θα αλλάξει — παλιά τιμή, νέα τιμή — και επιβεβαιώνεις. Αν η εταιρεία υπάρχει ήδη στο Elorus σου, συνδέεται και εκεί, οπότε το πρώτο τιμολόγιο βγαίνει χωρίς ψάξιμο.

Αναζήτηση που καταλαβαίνει greeklish

Η αναζήτηση στις Επαφές δεν σε τιμωρεί για τόνους και πληκτρολόγια: το «παπαδοπουλος» βρίσκει τον «Παπαδόπουλο», και το «papadopoulos» επίσης. Αν πάλι έχουν μαζευτεί διπλοεγγραφές από τα χρόνια, το κουμπί Συγχώνευση ενώνει δύο εγγραφές σε μία και μεταφέρει όλες τις προσφορές, τα αρχεία και τις επαφές στη σωστή.

Τέλος, ένα μικρό μυστικό: το πεδίο σημειώσεων κάθε επαφής (π.χ. «Θέλει πάντα velvet», «Πληρώνει 60 μέρες») το διαβάζει και ο AI βοηθός — ό,τι γράψεις εκεί, το θυμάται στις συζητήσεις σας.