Η ροή της δουλειάς — από το email στο τιμολόγιο

Μια δουλειά δεν είναι ποτέ μόνο μια οθόνη. Είναι ένα email που φτάνει, μια τιμή που πρέπει να βγει σωστά, μια έγκριση, ένα πάτωμα παραγωγής, ένας φάκελος με αρχεία, κι ένα τιμολόγιο στο τέλος. Το PressCal είναι φτιαγμένο για να τρέχει όλη αυτή τη διαδρομή σε ένα μέρος — χωρίς να ξαναγράφεις τα ίδια στοιχεία σε πέντε προγράμματα.

Ας την περπατήσουμε με μια πραγματική δουλειά: η «Καφές & Κόκκος» σού στέλνει email Παρασκευή πρωί — «θέλουμε 1.000 κάρτες 9×5, στο 350άρι, ματ πλαστικοποίηση, επισυνάπτω το αρχείο».

1. Το αίτημα φτάνει με email

Ανοίγεις τη σελίδα Emails — το Gmail σου, μέσα στο PressCal. Ο αποστολέας ταιριάζεται αυτόματα με επαφή ή εταιρεία· αν είναι καινούργιος πελάτης, η επαφή φτιάχνεται σχεδόν μόνη της, δεν κάθεσαι να περνάς καρτέλες. Το PDF με τις κάρτες είναι συνημμένο στο μήνυμα και θα ακολουθήσει τη δουλειά σε όλη τη διαδρομή.

2. Από το email, προσφορά

Πατάς Νέα Προσφορά από αυτό το email (ή, από τη σελίδα των προσφορών, Από Email). Το AI διαβάζει το αίτημα και βγάζει τα στοιχεία σε φόρμα: ποσότητα 1.000, διάσταση 9×5, χαρτί 350 γρ., πλαστικοποίηση ματ. Εσύ απλώς τα ελέγχεις — ό,τι δεν το γράφει το email μένει κενό για να το συμπληρώσεις εσύ, δεν το μαντεύει. Το email δένεται με την προσφορά: τα συνημμένα αποθηκεύονται στα αρχεία της, κι όταν ο πελάτης απαντήσει στο ίδιο θέμα, η απάντηση κουμπώνει αυτόματα εκεί.

3. Κοστολόγηση

Ώρα για την τιμή. Στην Κοστολόγηση διαλέγεις μηχανή και χαρτί, βάζεις 9×5 με το bleed της και 1.000 τεμάχια. Το μοντάζ στήνεται μόνο του: βλέπεις στον καμβά πόσες κάρτες χωράνε στο φύλλο, πόσα φύλλα θα κάψεις, πόσα clicks — ή τσίγκους, αν πας offset. Τσεκάρεις την πλαστικοποίηση ματ και η χρέωση μπαίνει μόνη της, με τα νούμερα που έχεις δηλώσει στη Μεταεκτύπωση. Δεξιά, η πλήρης ανάλυση: χαρτί, εκτύπωση, φινίρισμα, κέρδος, τιμή πώλησης. Δεν είσαι σίγουρος αν στα 1.000 συμφέρει ψηφιακή ή offset; Δοκίμασε και τις δύο μηχανές — δύο κλικ είναι. Αποθηκεύεις, και η κοστολόγηση γίνεται γραμμή στην προσφορά.

4. Η προσφορά φεύγει

Πατάς Αποστολή, συμπληρώνεις παραλήπτη και δυο λόγια, και το email φεύγει από το δικό σου Gmail — ο πελάτης βλέπει τη δική σου διεύθυνση. Παίρνει πίνακα με τα είδη και τις τιμές, συνημμένο PDF, και κουμπί αποδοχής. Η προσφορά γυρίζει σε Εστάλη, και ξέρεις ανά πάσα στιγμή πού βρίσκεται.

5. Ο πελάτης εγκρίνει online

Τέλος τα τηλέφωνα «το είδες;». Ο πελάτης ανοίγει το link, τσεκάρει τι θέλει και πατάει αποδοχή. Αν εγκρίνει όλα τα είδη, η προσφορά γίνεται Εγκρίθηκε· αν κρατήσει μόνο μερικά, Μερική. Εσύ ειδοποιείσαι αμέσως — και η δουλειά περνάει μόνη της στον πίνακα εργασιών. Αν ζητήσει αλλαγές, φτιάχνεις αναθεώρηση της προσφοράς χωρίς να χάσεις το ιστορικό.

6. Στο πάτωμα της παραγωγής

Στις Εργασίες η δουλειά είναι πια κάρτα σε πίνακα kanban, με στήλες τα στάδια παραγωγής: Αρχεία → Εκτύπωση → Κοπή → Φινίρισμα → Παράδοση. Τη σέρνεις από στήλη σε στήλη όπως προχωράει: έλεγχος του PDF στα Αρχεία, τύπωμα, γκιλοτίνα, πλαστικοποίηση ματ, και στο τέλος παράδοση — με voucher courier κατευθείαν από την εργασία, αν έχεις ρυθμίσει courier. Χρωματιστά σήματα προτεραιότητας και deadlines σε κάθε κάρτα, ώστε με μια ματιά στον πίνακα να ξέρει όλο το τυπογραφείο τι τρέχει.

7. Ο φάκελος της δουλειάς

Αν έχεις το PressKit (τη δωρεάν desktop εφαρμογή), με την έγκριση φτιάχνεται αυτόματα φάκελος στον υπολογιστή σου: {Εταιρεία}/{Αρ. Προσφοράς} - {Τίτλος}. Τα συνημμένα του πελάτη κατεβαίνουν εκεί με ένα κλικ, και το έτοιμο PDF μοντάζ για τη μηχανή γίνεται export στο ίδιο μέρος. Κανένα «πού το έχω σώσει;» στις τρεις το μεσημέρι.

8. Τιμολόγιο και κλείσιμο

Οι κάρτες παραδόθηκαν — μένει το χαρτί. Με συνδεδεμένο Elorus (Ρυθμίσεις → Ενσωματώσεις), πατάς το κουμπί τιμολόγησης πάνω στην προσφορά: με το ΑΦΜ του πελάτη, η επαφή βρίσκεται ή δημιουργείται μέσω ΑΑΔΕ και το τιμολόγιο κόβεται στο Elorus με τα ποσά της προσφοράς — τίποτα δεν ξαναπληκτρολογείται. Χωρίς Elorus, πατάς Εκτύπωση και βγάζεις καθαρό PDF της προσφοράς για το λογιστήριο. Τέλος, Ολοκλήρωση: η δουλειά αρχειοθετείται και το PressKit μετακινεί τον φάκελο στο _01 Archive — καθαρός δίσκος, καθαρός πίνακας.

Αυτή είναι όλη η διαδρομή. Το email, η τιμή, η έγκριση, η παραγωγή, τα αρχεία και το τιμολόγιο δεν ζουν σε πέντε προγράμματα — είναι η ίδια δουλειά, που απλώς αλλάζει στάδιο.